Как появилась CRM Ulteama: IT-продукт, который разработали внутри мастерской

Начало

Большинство мастерских начинают одинаково.

Сначала несколько заказов в день.
Потом клиентов становится больше.
Появляются сотрудники.

И в какой-то момент владелец понимает:

заказы записаны в разных местах, мастера перегружены, а реальную прибыль посчитать сложно.

С похожей ситуацией столкнулась команда автосервиса Turbo Diesel Service.
Именно там и началась история CRM Ulteama.

Когда Excel и блокноты перестают работать

В начале все процессы в сервисе контролировать достаточно просто.

Несколько заказов, несколько мастеров — все держится на памяти или в таблице.

Но когда поток заказов растет, появляются типичные проблемы:

• сложно быстро понять статус ремонта
• информация по заказу хранится в разных местах
• мастера могут быть перегружены или простаивать
• детали со склада списываются не всегда прозрачно
• владелец видит оборот, но не всегда понимает реальную прибыль.

Команда Turbo Diesel Service столкнулась с тем же.

Сначала пытались решать задачи с помощью разных инструментов и систем.
Но ни один из них полностью не учитывал специфику ремонтного бизнеса.

Контекст рынка

Рынок программного обеспечения для автосервисов до сих пор остается сравнительно небольшим. Решений для автоматизации СТО немного, и далеко не все из них учитывают реальные особенности работы ремонтных мастерских.

Большинство систем разрабатывались без глубокого понимания внутренних процессов автосервиса или изначально создавались как универсальные продукты для разных сфер бизнеса. Поэтому многие задачи, с которыми сотрудники СТО сталкиваются ежедневно, приходилось решать вручную или с помощью дополнительных инструментов.

Почему решили создавать собственную систему

В какой-то момент стало понятно: нужен инструмент, который будет учитывать реальные процессы мастерской.

Не абстрактную CRM, а систему, которая понимает:

• как принимается заказ
• как проходит диагностика
• как распределяются работы между мастерами
• как списываются детали
• как считается прибыль по заказу.

Так появилась идея разработать собственное решение.

С чего все началось

Полноценная разработка Ulteama стартовала весной 2022 года. Проект создавался одновременно с ежедневной работой автосервиса, поэтому каждое новое решение сразу проверялось на практике.

Над системой совместно работали разработчики, сотрудники автосервиса и менеджеры, которые ежедневно принимали и сопровождали заказы. Благодаря такому подходу CRM объединила практический опыт ремонтного бизнеса и современные IT-технологии.

Первым шагом стал небольшой внутренний инструмент.

Он решал простую задачу — предварительный расчет ремонта.

В нем можно было:

• сформировать список работ
• добавить запчасти
• рассчитать стоимость заказа.

Это помогло ускорить работу менеджеров и навести порядок в расчетах.

Постепенно инструмент начали расширять.

Добавились:

• работа с заказами
• база клиентов
• учет деталей
• финансовые данные
• отчеты по работе мастерской.

Со временем этот внутренний инструмент превратился в полноценную CRM.

Так появилась Ulteama.

Как работает Ulteama

Главная идея системы — вся информация по заказу должна быть в одном месте.

Когда клиент обращается в сервис, менеджер сразу создает карточку заказа.

В ней фиксируется:

• обращение клиента
• предварительный расчет
• список работ
• используемые детали
• фотографии изделия
• статус ремонта
• ответственный мастер.

Таким образом весь путь заказа — от приема до выдачи — находится внутри одной системы.

Что это дает

Контроль всех заказов

В любой момент можно увидеть:

• • сколько заказов в работе
  • на каком этапе находится каждый ремонт
  • кто отвечает за выполнение.

Это снижает риск потерянных или забытых заказов.

Понятная загрузка мастеров

Система показывает:

• • сколько заказов у каждого мастера
  • какие работы стоят в очереди
  • где появляются простои.

Это помогает равномерно распределять нагрузку.

Финансовая прозрачность

Ulteama позволяет видеть не только оборот, но и прибыль по каждому заказу.

Владелец может контролировать:

• • доходы и расходы
  • оплаты клиентов
  • финансовые отчеты.

Контроль склада

Детали и материалы списываются прямо из заказа.

Это помогает:

• • видеть реальные остатки
  • снижать потери
  • избегать недостач.

База клиентов

В системе сохраняется история всех обращений.

Это позволяет:

• • быстро находить информацию по клиенту
  • видеть прошлые ремонты
  • работать с повторными обращениями.

Функция, которая появилась из практики

В ремонте часто возникает ситуация, когда один заказ состоит из нескольких этапов.

Например:

• диагностика
• основной ремонт
• дополнительные работы.

В Ulteama появилась функция подзаказов, которая позволяет разделить один заказ на несколько этапов.

Это дает менеджеру полную картину того, что происходит с ремонтом.

Для каких мастерских подходит система

Изначально Ulteama создавалась для автосервисов.

Но на практике оказалось, что те же процессы есть и в других видах ремонтного бизнеса.

Сегодня систему используют или могут использовать:

• автосервисы
• мастерские по ремонту техники
• веломастерские
• ателье
• сервисы ремонта дронов
• ювелирные мастерские
• мастерские по реставрации мебели.

Как проходит внедрение

Одно из самых частых опасений владельцев мастерских —
что внедрение CRM займет много времени.

Поэтому в Ulteama сделали максимально простой старт.

Новый клиент получает:

• 1 месяц бесплатного тестирования
• помощь команды в настройке системы
• поддержку при запуске.

Это позволяет постепенно внедрить CRM в работу мастерской.