Як з’явилася CRM Ulteama: IT-продукт, який розробили всередині майстерні

Початок

Більшість майстерень починають однаково.

Спочатку кілька замовлень на день.

Потім клієнтів стає більше.

З’являються працівники.

І в якийсь момент власник розуміє:

замовлення записані в різних місцях, майстри перевантажені, а реальний прибуток складно порахувати.

З подібною ситуацією зіткнулася команда автосервісу Turbo Diesel Service.

Саме тоді і почалася історія CRM Ulteama.

Коли Excel і блокноти перестають працювати

На початку всі процеси в сервісі контролювати досить просто.

Кілька замовлень, кілька майстрів — усе тримається на пам’яті або в таблиці.

Але коли потік замовлень зростає, з’являються типові проблеми:

• складно швидко зрозуміти статус ремонту;
• інформація про замовлення зберігається в різних місцях;
• майстри можуть бути перевантажені або простоювати;
• деталі зі складу списуються не завжди прозоро;
• власник бачить оборот, але не завжди розуміє реальний прибуток.

Команда Turbo Diesel Service зіткнулася з тим самим.

Спочатку намагалися вирішувати завдання за допомогою різних інструментів і систем.

Але жоден із них повністю не враховував специфіку ремонтного бізнесу.

Контекст ринку

Ринок програмного забезпечення для автосервісів досі залишається порівняно невеликим. Рішень для автоматизації СТО небагато, і далеко не всі з них враховують реальні особливості роботи ремонтних майстерень.

Більшість систем розроблялися без глибокого розуміння внутрішніх процесів автосервісу або спочатку створювалися як універсальні продукти для різних сфер бізнесу. Тому багато завдань, з якими працівники СТО стикаються щодня, доводилося вирішувати вручну або за допомогою додаткових інструментів.

Чому вирішили створити власну систему

У певний момент стало зрозуміло: потрібен інструмент, який буде враховувати реальні процеси майстерні.

Не абстрактна CRM, а система, яка розуміє:

• як приймається замовлення;
• як проходить діагностика;
• як розподіляються роботи між майстрами;
• як списуються деталі;
• як розраховується прибуток за замовленням.

Так з’явилася ідея розробити власне рішення.

З чого все почалося

Повноцінна розробка Ulteama розпочалася навесні 2022 року. Проєкт створювався паралельно з повсякденною роботою автосервісу, тому кожне нове рішення одразу перевірялося в реальних умовах.

Над системою спільно працювали розробники, працівники автосервісу та менеджери, які щодня приймали й супроводжували замовлення. Завдяки такому підходу CRM поєднала практичний досвід ремонтного бізнесу із сучасними IT-технологіями.

Першим кроком став невеликий внутрішній інструмент.

Він вирішував просте завдання — попередній розрахунок ремонту.

У ньому можна було:

• сформувати список робіт;
• додати запчастини;
• розрахувати вартість замовлення.

Це допомогло прискорити роботу менеджерів і навести порядок у розрахунках.

Поступово інструмент почали розширювати.

Додалися:

• робота із замовленнями;
• база клієнтів;
• облік деталей;
• фінансові дані;
• звіти про роботу майстерні.

З часом цей внутрішній інструмент перетворився на повноцінну CRM.

Так з’явилася Ulteama.

Як працює Ulteama

Головна ідея системи — вся інформація про замовлення повинна бути в одному місці.

Коли клієнт звертається до сервісу, менеджер одразу створює картку замовлення.

У ній фіксується:

• звернення клієнта;
• попередній розрахунок;
• список робіт;
• використані деталі;
• фотографії виробу;
• статус ремонту;
• відповідальний майстер.

Таким чином весь шлях замовлення — від прийому до видачі — знаходиться всередині однієї системи.

Що це дає

Контроль усіх замовлень

У будь-який момент можна побачити:

• • скільки замовлень знаходиться в роботі;
  • на якому етапі перебуває кожен ремонт;
  • хто відповідає за виконання.

Це знижує ризик втрачених або забутих замовлень.

Зрозуміле завантаження майстрів

Система показує:

• • скільки замовлень у кожного майстра;
  • які роботи стоять у черзі;
  • де з’являються простої.

Це допомагає рівномірно розподіляти навантаження.

Фінансова прозорість

Ulteama дозволяє бачити не лише оборот, а й прибуток за кожним замовленням.

Власник може контролювати:

• • доходи та витрати;
  • оплати клієнтів;
  • фінансові звіти.

Контроль складу

Деталі та матеріали списуються безпосередньо із замовлення.

Це допомагає:

• • бачити реальні залишки;
  • зменшувати втрати;
  • уникати нестач.

База клієнтів

У системі зберігається історія всіх звернень.

Це дозволяє:

• • швидко знаходити інформацію про клієнта;
  • бачити попередні ремонти;
  • працювати з повторними зверненнями.

Функція, яка з’явилася з практики

У ремонті часто виникає ситуація, коли одне замовлення складається з кількох етапів.

Наприклад:

• діагностика;
• основний ремонт;
• додаткові роботи.

В Ulteama з’явилася функція підзамовлень, яка дозволяє розділити одне замовлення на кілька етапів.

Це дає менеджеру повну картину того, що відбувається з ремонтом.

Для яких майстерень підходить система

Спочатку Ulteama створювалася для автосервісів.

Але на практиці виявилося, що ті самі процеси є й в інших видах ремонтного бізнесу.

Сьогодні систему використовують або можуть використовувати:

• автосервіси;
• майстерні з ремонту техніки;
• веломайстерні;
• ательє;
• сервіси ремонту дронів;
• ювелірні майстерні;
• майстерні з реставрації меблів.

Як проходить впровадження

Одне з найчастіших побоювань власників майстерень —

що впровадження CRM займе багато часу.

Тому в Ulteama зробили максимально простий старт.

Новий клієнт отримує:

• 1 місяць безкоштовного тестування;
• допомогу команди у налаштуванні системи;
• підтримку під час запуску.

Це дозволяє поступово впровадити CRM у роботу майстерні.