Эта проблема знакома, если…
✓ в системе числится запчасть, но найти её на складе невозможно;
✓ детали покупаются для ремонта, но потом непонятно, куда они исчезли;
✓ сотрудники берут запчасти со склада без фиксации;
✓ приходится срочно покупать деталь, которая уже должна быть в наличии;
✓ остатки приходится регулярно пересчитывать вручную;
✓ владелец не понимает, сколько денег фактически лежит на складе.
Короткое резюме
Клиент: Автосервис, 10 сотрудников, собственный склад запчастей.
Проблема: Запчасти поступали и списывались без единого контроля, поэтому фактические остатки постоянно отличались от учётных.
Решение: Внедрение Ulteama CRM для учёта поступления, хранения и списания запчастей.
Результат: Каждая деталь стала фиксироваться в системе и привязываться к конкретному заказу, а расхождения на складе значительно сократились.
Кто клиент
Автосервис ежедневно закупает и использует большое количество запчастей.
Часть деталей покупается под конкретный автомобиль.
Другие постоянно находятся на складе и используются для разных ремонтов.
По мере роста количества заказов контролировать движение запчастей вручную стало всё сложнее.
Главная проблема
Поначалу складом управляли достаточно просто.
Запчасть купили — положили на полку.
Понадобилась для ремонта — механик взял её.
Если нужно было понять, есть ли деталь в наличии, сотрудники смотрели на склад или спрашивали друг друга.
Но когда количество ремонтов выросло, такой подход перестал работать.
Начали возникать знакомые ситуации.
Администратор уверен, что деталь есть.
В учёте она тоже числится.
Но механик приходит на склад — и найти её не может.
Приходится покупать новую.
Позже оказывается, что первая деталь уже была использована в другом ремонте, но никто не зафиксировал её списание.
Или запчасть купили для конкретного автомобиля, положили на склад, а через несколько дней уже непонятно, для какого заказа она предназначалась.
В результате появлялись вопросы:
«Куда делась эта деталь?»
«Кто её взял?»
«На какой автомобиль она была установлена?»
«Почему на складе числится одно количество, а по факту другое?»
Проблема была не в том, что сотрудники специально теряли запчасти.
Проблема заключалась в отсутствии понятного контроля за их движением.
Почему старый способ перестал работать
Ручной учёт может работать, пока запчастей немного.
Но чем больше автомобилей проходит через сервис, тем больше операций происходит каждый день.
Запчасти:
- поступают от поставщиков;
- перемещаются на склад;
- резервируются под конкретные заказы;
- устанавливаются на автомобили;
- списываются.
Если хотя бы один из этих этапов не фиксируется, учёт постепенно перестаёт соответствовать реальности.
Сотрудники начинают работать «по памяти».
Появляются расхождения.
Приходится проводить внеплановые инвентаризации.
А владелец не может быть уверен, что видит реальные остатки.
Что сделали
В Ulteama CRM настроили единый процесс учёта запчастей:
✓ поступление каждой детали фиксируется в системе;
✓ актуальные остатки отображаются в режиме работы;
✓ запчасти привязываются к конкретным заказ-нарядам;
✓ использованные детали списываются из заказа;
✓ история движения запчастей сохраняется в системе.
Теперь каждая деталь имеет понятный путь — от поступления на склад до установки на конкретный автомобиль.
Что изменилось
После внедрения Ulteama сотрудники перестали искать запчасти «на глаз».
Перед началом ремонта можно проверить актуальное наличие детали.
Когда запчасть используется в заказе, это фиксируется в системе.
Стало понятно:
- какие детали есть на складе;
- сколько их осталось;
- для какого заказа была использована запчасть;
- когда она поступила;
- где возникло расхождение.
Администратор больше не обещает клиенту наличие детали, основываясь только на предположениях.
Механики не берут запчасти без привязки к работе.
А владелец получил возможность контролировать склад без постоянных ручных проверок.
Цифры
До Ulteama
❌ фактические остатки регулярно отличались от учётных
❌ поиск нужной запчасти занимал до 15 минут
❌ часть деталей списывалась вручную или не списывалась вовсе
❌ инвентаризацию приходилось проводить регулярно, чтобы найти расхождения
После Ulteama
✅ движение запчастей фиксируется в одной системе
✅ использованные детали привязываются к конкретным заказам
✅ актуальные остатки доступны сотрудникам
✅ количество необъяснимых расхождений на складе сократилось до минимума
Цитата клиента
«Раньше мы регулярно сталкивались с ситуацией: по учёту запчасть есть, а на складе её нет. Приходилось искать, спрашивать сотрудников и иногда покупать деталь повторно. Сейчас можно открыть систему и сразу понять, что произошло с каждой запчастью.»
Когда движение запчастей не контролируется, склад постепенно превращается в источник постоянных потерь.
Единый учёт позволяет видеть путь каждой детали: от поступления до конкретного заказа.
Ulteama помогает сделать склад прозрачной частью бизнеса, где запчасти не исчезают из-за путаницы, а каждое движение фиксируется и остаётся под контролем.