Ця проблема знайома, якщо…
✓ у системі числиться запчастина, але знайти її на складі неможливо;
✓ деталі купують для ремонту, але потім незрозуміло, куди вони зникли;
✓ співробітники беруть запчастини зі складу без фіксації;
✓ доводиться терміново купувати деталь, яка вже мала бути в наявності;
✓ залишки доводиться регулярно перераховувати вручну;
✓ власник не розуміє, скільки грошей фактично знаходиться на складі.
Короткий підсумок
Клієнт: Автосервіс, 10 співробітників, власний склад запчастин.
Проблема: Запчастини надходили та списувалися без єдиного контролю, тому фактичні залишки постійно відрізнялися від облікових.
Рішення: Впровадження Ulteama CRM для обліку надходження, зберігання та списання запчастин.
Результат: Кожна деталь почала фіксуватися в системі та прив’язуватися до конкретного замовлення, а розбіжності на складі значно скоротилися.
Хто клієнт
Автосервіс щодня закуповує та використовує велику кількість запчастин.
Частину деталей купують під конкретний автомобіль.
Інші постійно знаходяться на складі та використовуються для різних ремонтів.
Зі зростанням кількості замовлень контролювати рух запчастин вручну ставало дедалі складніше.
Головна проблема
Спочатку складом керували досить просто.
Запчастину купили — поклали на полицю.
Потрібна для ремонту — механік її взяв.
Якщо потрібно було зрозуміти, чи є деталь у наявності, співробітники дивилися на склад або запитували один одного.
Але коли кількість ремонтів зросла, такий підхід перестав працювати.
Почали виникати знайомі ситуації.
Адміністратор упевнений, що деталь є.
В обліку вона теж числиться.
Але механік приходить на склад — і знайти її не може.
Доводиться купувати нову.
Пізніше з’ясовується, що перша деталь уже була використана в іншому ремонті, але ніхто не зафіксував її списання.
Або запчастину купили для конкретного автомобіля, поклали на склад, а через кілька днів уже незрозуміло, для якого замовлення вона призначалася.
У результаті виникали питання:
«Куди зникла ця деталь?»
«Хто її взяв?»
«На який автомобіль її встановили?»
«Чому на складі за обліком одна кількість, а фактично — інша?»
Проблема була не в тому, що співробітники навмисно втрачали запчастини.
Проблема полягала у відсутності зрозумілого контролю за їхнім рухом.
Чому старий спосіб перестав працювати
Ручний облік може працювати, поки запчастин небагато.
Але чим більше автомобілів проходить через сервіс, тим більше операцій відбувається щодня.
Запчастини:
- надходять від постачальників;
- переміщуються на склад;
- резервуються під конкретні замовлення;
- встановлюються на автомобілі;
- списуються.
Якщо хоча б один із цих етапів не фіксується, облік поступово перестає відповідати реальності.
Співробітники починають працювати «по пам’яті».
З’являються розбіжності.
Доводиться проводити позапланові інвентаризації.
А власник не може бути впевнений, що бачить реальні залишки.
Що зробили
В Ulteama CRM налаштували єдиний процес обліку запчастин:
✓ надходження кожної деталі фіксується в системі;
✓ актуальні залишки відображаються в системі;
✓ запчастини прив’язуються до конкретних замовлень-нарядів;
✓ використані деталі списуються із замовлення;
✓ історія руху запчастин зберігається в системі.
Тепер кожна деталь має зрозумілий шлях — від надходження на склад до встановлення на конкретний автомобіль.
Що змінилося
Після впровадження Ulteama співробітники перестали шукати запчастини «на око».
Перед початком ремонту можна перевірити актуальну наявність потрібної деталі.
Коли запчастина використовується в замовленні, це фіксується в системі.
Стало зрозуміло:
- які деталі є на складі;
- скільки їх залишилося;
- для якого замовлення була використана запчастина;
- коли вона надійшла;
- де виникла розбіжність.
Адміністратор більше не обіцяє клієнту наявність деталі, ґрунтуючись лише на припущеннях.
Механіки не беруть запчастини без прив’язки до конкретної роботи.
А власник отримав можливість контролювати склад без постійних ручних перевірок.
Цифри
До Ulteama
❌ фактичні залишки регулярно відрізнялися від облікових;
❌ пошук потрібної запчастини займав до 15 хвилин;
❌ частина деталей списувалася вручну або не списувалася взагалі;
❌ інвентаризацію доводилося проводити регулярно, щоб виявити розбіжності.
Після Ulteama
✅ рух запчастин фіксується в одній системі;
✅ використані деталі прив’язуються до конкретних замовлень;
✅ актуальні залишки доступні співробітникам;
✅ кількість незрозумілих розбіжностей на складі скоротилася до мінімуму.
Цитата клієнта
«Раніше ми регулярно стикалися із ситуацією: за обліком запчастина є, а на складі її немає. Доводилося шукати, запитувати співробітників і іноді купувати деталь повторно. Зараз можна відкрити систему й одразу зрозуміти, що сталося з кожною запчастиною.»
Коли рух запчастин не контролюється, склад поступово перетворюється на джерело постійних втрат.
Єдиний облік дозволяє бачити шлях кожної деталі: від надходження до конкретного замовлення.
Ulteama допомагає зробити склад прозорою частиною бізнесу, де запчастини не зникають через плутанину, а кожен рух фіксується та залишається під контролем.