Ця проблема знайома, якщо…
✓ клієнт зателефонував, але його заявку забули записати;
✓ неможливо швидко знайти інформацію про попереднє звернення;
✓ співробітники ведуть записи в різних місцях;
✓ частина клієнтів не отримує зворотний дзвінок;
✓ автомобіль приїхав у сервіс, але замовлення ще не оформлене;
✓ власник не розуміє, скільки звернень втрачається щомісяця.
Короткий підсумок
Клієнт: Автосервіс, 9 співробітників, близько 300 звернень на місяць.
Проблема: Заявки та автомобілі фіксувалися вручну, через що частина замовлень втрачалася.
Рішення: Впровадження Ulteama CRM для обліку звернень, клієнтів та замовлень-нарядів.
Результат: Усі звернення почали фіксуватися в системі, а кількість втрачених замовлень скоротилася до нуля.
Хто клієнт
Автосервіс займається ремонтом та технічним обслуговуванням легкових автомобілів.
Щомісяця компанія отримує велику кількість звернень: дзвінки, записи на ремонт, повторні візити клієнтів.
Поки потік клієнтів був невеликим, співробітники могли справлятися вручну.
Але зі зростанням кількості звернень стало складно контролювати кожен запит.
Головна проблема
Раніше новий клієнт міг звернутися з різних каналів:
— зателефонував телефоном;
— написав у месенджер;
— приїхав безпосередньо в сервіс;
— звернувся за рекомендацією.
Інформація про клієнтів фіксувалася по-різному.
Хтось записував дані в блокнот.
Хтось зберігав номер телефону у смартфоні.
Хтось просто запам’ятовував домовленості.
Поки клієнтів було небагато, це працювало.
Але коли звернень стало більше, почали виникати проблеми.
Клієнт зателефонував вранці, уточнив ремонт і попросив передзвонити пізніше.
Адміністратор був зайнятий іншими завданнями й не встиг записати заявку.
Через кілька днів уже неможливо було згадати:
— хто звертався;
— який автомобіль був у клієнта;
— який ремонт був потрібен;
— коли потрібно було зв’язатися.
Частина клієнтів просто йшла до конкурентів.
Власник розумів: сервіс втрачає гроші не тому, що немає попиту.
Проблема була в тому, що не всі звернення перетворювалися на реальні замовлення.
Чому старий спосіб перестав працювати
Ручний облік працює лише до певного обсягу.
Коли клієнтів стає більше, виникають типові проблеми:
- заявки знаходяться в різних місцях;
- співробітники забувають передзвонити;
- історія спілкування втрачається;
- неможливо зрозуміти, скільки клієнтів не дійшли до ремонту;
- власник не бачить реальну картину продажів.
Головна проблема була у відсутності єдиної системи.
Кожен співробітник працював зі своєю частиною інформації.
А отже, бізнес залежав від людської пам’яті.
Що зробили
В Ulteama CRM налаштували єдиний процес роботи з клієнтами:
✓ кожне звернення фіксується в системі;
✓ створюється картка клієнта та автомобіля;
✓ зберігається історія звернень;
✓ заявки переводяться у замовлення-наряди;
✓ співробітники бачать поточний статус кожного клієнта.
Тепер жоден запит не залишається без контролю.
Що змінилося
Після впровадження CRM процес роботи з клієнтами став прозорим.
Коли надходить новий запит, він одразу потрапляє до системи.
Адміністратор бачить:
- хто звернувся;
- який автомобіль;
- яка проблема;
- на якому етапі знаходиться клієнт.
Якщо клієнт поки не готовий приїхати, інформація не втрачається.
Йому можна передзвонити пізніше, оскільки вся історія збережена.
Власник уперше побачив повний шлях клієнта:
від першого звернення → до виконаного ремонту.
Сервіс перестав втрачати клієнтів через забуті записи та неузгодженість між співробітниками.
Цифри
До впровадження Ulteama CRM
❌ звернення фіксувалися вручну;
❌ частина клієнтів втрачалася після першого контакту;
❌ пошук інформації міг займати 5–10 хвилин;
❌ неможливо було точно підрахувати втрачені заявки.
Після впровадження Ulteama CRM
✅ 100% звернень фіксуються в системі;
✅ кожен клієнт має історію обслуговування;
✅ пошук інформації займає кілька секунд;
✅ втрачені замовлення — 0 випадків.
Цитата клієнта
«Раніше ми думали, що клієнтів просто менше, ніж хотілося б. Після впровадження системи стало зрозуміло, що частину клієнтів ми втрачали ще до початку ремонту.»
Більшість автосервісів втрачають замовлення не через відсутність клієнтів.
Вони втрачають їх через відсутність правильного процесу.
Коли звернення зберігаються у блокнотах, телефонах та пам’яті співробітників, частина клієнтів неминуче зникає.
Ulteama допомагає створити єдину систему, де кожен клієнт, кожен автомобіль і кожне замовлення знаходяться під контролем.
Якщо ви хочете зрозуміти, скільки клієнтів втрачається на етапі звернення та як цього уникнути — покажемо на демонстрації, як Ulteama допомагає автосервісам контролювати кожне замовлення.