Ця проблема знайома, якщо…
✓ адміністратор щоразу вручну записує дані клієнта;
✓ доводиться окремо шукати інформацію про автомобіль;
✓ роботи та запчастини записуються в різних місцях;
✓ під час повторного звернення клієнта доводиться знову уточнювати одні й ті самі дані;
✓ у години пік перед адміністратором утворюється черга;
✓ співробітники витрачають більше часу на оформлення, ніж на роботу з клієнтом.
Короткий підсумок
Клієнт: Автосервіс, 8 співробітників, близько 250 автомобілів на місяць.
Проблема: Оформлення кожного замовлення займало багато часу через ручне введення та пошук інформації.
Рішення: Впровадження Ulteama CRM з єдиною базою клієнтів, автомобілів і замовлень-нарядів.
Результат: Час оформлення замовлення скоротився з 15 до 4 хвилин.
Хто клієнт
Автосервіс щодня приймає автомобілі на діагностику, технічне обслуговування та ремонт.
У години пік одночасно могли приїжджати кілька клієнтів.
І саме в цей момент ставало помітно, скільки часу співробітники витрачають не на обслуговування, а на оформлення документів.
Головна проблема
Кожне нове замовлення починалося практично однаково.
Адміністратору потрібно було:
— записати дані клієнта;
— внести інформацію про автомобіль;
— уточнити проблему;
— знайти попередні звернення, якщо клієнт уже був у сервісі;
— додати необхідні роботи;
— оформити замовлення-наряд.
На один автомобіль витрачалося близько 15 хвилин.
Якщо одночасно приїжджали кілька клієнтів, утворювалася черга.
Адміністратор поспішав.
Через це могли виникати помилки в даних або щось доводилося уточнювати пізніше.
Особливо незручно було працювати з постійними клієнтами.
Інформація про автомобіль уже існувала, але її потрібно було шукати у старих документах або записах.
Фактично співробітники щодня виконували одну й ту саму роботу вручну.
Власник розумів, що проблема не у швидкості роботи адміністратора.
Проблема була в самому процесі.
Чому старий спосіб перестав працювати
Коли автомобілів небагато, ручне оформлення не здається серйозною проблемою.
Але зі зростанням кількості замовлень навіть кілька зайвих хвилин починають перетворюватися на години втраченого робочого часу.
Інформація знаходилася в різних місцях:
- дані клієнта — в одному документі;
- історія автомобіля — в іншому;
- попередні ремонти — в архіві;
- поточне замовлення оформлювалося окремо.
Адміністратору доводилося постійно перемикатися між різними джерелами інформації.
Чим більше замовлень було протягом дня, тим більше часу йшло на повторювані дії.
Що зробили
В Ulteama CRM організували єдиний процес оформлення замовлення:
✓ дані клієнта зберігаються в єдиній базі;
✓ автомобіль прив’язується до картки клієнта;
✓ історія попередніх звернень доступна одразу;
✓ замовлення-наряд створюється в одній системі;
✓ роботи та запчастини додаються безпосередньо до замовлення.
Тепер під час повторного звернення не потрібно заново шукати та вводити всю інформацію.
Що змінилося
Після впровадження Ulteama оформлення замовлення стало значно швидшим.
Адміністратор відкриває картку клієнта й одразу бачить його автомобіль та історію обслуговування.
Не потрібно шукати старі документи.
Не потрібно повторно вводити дані.
Не потрібно збирати інформацію з різних місць.
Більша частина роботи тепер відбувається в межах одного процесу.
Особливо це помітно в години пік.
Замість черги клієнтів і постійного поспіху адміністратор може швидше прийняти автомобіль і перейти до наступного замовлення.
Співробітники стали витрачати менше часу на оформлення та більше — на спілкування з клієнтами й вирішення робочих завдань.
Цифри
До Ulteama
❌ оформлення одного замовлення — до 15 хвилин;
❌ повторний пошук інформації про клієнта — до 5–10 хвилин;
❌ дані вводилися вручну кілька разів;
❌ у години пік виникали затримки.
Після Ulteama
✅ оформлення замовлення — близько 4 хвилин;
✅ дані клієнта та автомобіля доступні одразу;
✅ історія попередніх ремонтів відкривається за кілька секунд;
✅ пропускна здатність адміністратора зросла без збільшення штату.
Цитата клієнта
«Раніше оформлення замовлення займало стільки часу, що в години пік адміністратор просто не встигав. Зараз більша частина інформації вже знаходиться в системі. Ми відкриваємо клієнта, створюємо замовлення — і можна одразу переходити до роботи.»
Коли оформлення кожного замовлення потребує 10–15 хвилин ручної роботи, сервіс втрачає час на сотнях автомобілів щомісяця.
Автоматизація не лише прискорює роботу адміністратора. Вона дозволяє приймати більше клієнтів без збільшення навантаження на співробітників.
Ulteama об’єднує дані клієнта, автомобіля, робіт та історії обслуговування в одному місці, щоб оформлення замовлення займало хвилини, а не перетворювалося на окреме завдання.